Compte rendu de la réunion "Politique des Systèmes d'information"du 30 novembre au 1er décembre
L'ordre du jour pour cette réunion était :
- Constitution officielle de l'équipe.
- État informatique de l'association. (appareils, logiciels, outils métiers, qui utilise quoi au siège, dans les permanences, services vacances, centres nationaux et locaux)
- Construction des objectifs (informaticien, Logiciel Libre,nouveau Portail et outil comptable, Réseaux (internet, téléphonique,Boite aux lettre, etc.)
- Mise en place des objectifs
- Les priorités des objectifs (CD)
- Construction d'un calendrier de travail.
- Informations et formations
La nécessité de mettre en place une politique des systèmes d'information.
- Il est indispensable pour notre association de mettre en place cette politique :
- pour ne plus avancer dans le brouillard et reproduire les erreurs passées
- pour une meilleure circulation de l'information à tous les échelons
- pour évaluer nos besoins généraux (portail, adhésion, comptabilité, email, etc…)
- pour améliorer le travail de nos salariés (siège, permanence, service vacances, centre nationaux, etc..) et bénévoles
- pour évaluer le coût du parc informatique de l'association
- pour savoir ce qui nous appartient
- pour mettre en place des outils informatiques adaptés à notre association
Une équipe s'est constituée sur la "Politique des Systèmes d'information" (PSI)
Elle est constitués de :
- Charlotte Pasqual Champagne Ardenne
- Dominique Mathieu Lorraine Alsace
- Émile Decortière Midi-Pyrénées
- Florian Birée Midi-Pyrénées
- Gaël Utard Midi-Pyrénées
- Jean Claude Herdalot Provence
- Jean Louis Dupuis Territoire1
- Justinien Pareil Aquitaine
Observateurs participatifs :
- Bertrand Pinlet Lyon
- Mikaël Letertre Côte d'Azur
Pour formaliser cette équipe nous avons choisi un nom, la "CLIC" pour la "Commission pour le Libre, l'Information et la Collaboration"
L'intervention de Bruno Aïssou
Bruno Aissou est passé nous dire bonjour, et il en a profité pour nous rappeler que l’existence de la commission était aussi due aux problèmes qu'avait rencontré le portail. Il a précisé qu'une des priorités de l'ensemble des systèmes d'information doit être la comptabilité, et qu'il y avait aussi le problème du prélèvement des cotisations.
Que l'on pouvait aussi réfléchir sur la mise en place des Visioconférences, ce qui coûterait moins cher que certaine réunions.
Il a soulevé aussi les problèmes suivants :
- Finley: problématique du serveur interne de fichier
- Mails: risque lié au changement
- Problème de la connexion Internet
- Problème de la masse des infos sur le serveur et les postes
- Renvoi de grosses pièces jointes en interne
- Plus d'archive papier mais une masse de mails
- Salarié qui part: comment on retrouve ses archives de travail ?
- Coût portail = 300.000 € au final (150.000 € investissement + 50.000 €/an de fonctionnement)
- Être propriétaire de ce qu'on paie
Méthodologie de travail
Nous avons décider de mettre en place un espace de travail, Emile nous a créé une liste mail - clic@midipy.eedf.fr - et un Wiki* sur le serveur de Midipy où nos pouvons partager notre travail. Nous avons programmé quelques réunions en vidéoconférence style Skype ou autre - nous avons pas encore défini le moyen.
* Un wiki est un site web dont les pages ont modifiables par les visiteurs, ce qui permet l'écriture et l'illustration collaboratives des documents numériques qu'il contient.
Les objectifs
Nous avons défini des objectifs, qui ne sont pas figés, et qui restent évolutifs dans le temps :
- Promouvoir les logiciels libres car cela correspond aux valeurs de l'association
- Se réapproprier nos données et nos outils (nouveau portail, logiciel, etc...)
- Optimiser l'accessibilité et la circulation de l'information
- Rationaliser les dépenses liées à la politique des systèmes d'information
- Travailler de manière collaborative en utilisant en priorité les ressources internes
- Interconnecter nos outils et assurer l'indépendance et la pérennité de l'information en utilisant des formats de fichier ouverts
- Assurer la transition entre l'existant et ce qu'on veut mettre en place. Ce qui implique la formation de tous les acteurs
- Encourager les expérimentations et s'appuyer dessus pour permettre l'évolution progressive de l'ensemble du système d'information
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Nous ne nous interdisons pas un travail sur le passage de l'information en vidéoconférence, qui semble à terme une nécessité.
Les chantiers en cours
L'inventaire du parc
Nous allons soumettre à l'ensemble de l'association un questionnaire détaillé pour savoir comment et avec quoi l'information passe, les outils utilisés et ce que nous pouvons proposer pour améliorer l'échange de l'information. C'est aussi un moyen de faire l'inventaire des contrats de maintenance par lesquels nous sommes liés, de faire une estimation du coût du parc informatique, des besoins en logiciels et matériels. Pouvoir faire des propositions pour améliorer les conditions de travail de nos salariés et bénévoles. Proposer des programmes simples d'utilisation qui existent déjà et avoir une homogénéité des logiciels et programmes utilisés.
Le portail, un chantier
Pour l'instant beaucoup de questionnement, nous demandons au CD qu'ils prennent une direction sur son devenir. Devons nous commencer à prévoir de construire un nouveau ? Quelle sont les échéances ? Quel est notre liberté de manœuvre pour ce chantier ? Le travail fait par Aurélie comment le récupéré ? Qui travail sur ce projet ? Un représentant de chaque fonction doivent t-ils présent sur ce projet ? Quelle est l'échéance ? Pour mettre en place un calendrier de travail.
La communication du solde courant des comptes BRED envers les structures
Les comptes BRED, faire un petit programme qui permette en quelques "clic" que les RTC puissent avoir régulièrement et rapidement accès aux comptes des structures de leurs territoire.
Questions au CD:
- Quel est l'autonomie de cette cellule ?
- De quels moyens financiers peut-elle disposer pour mettre place son travail ?
- A quel rythme voulez-vous être renseignés sur l'avancement des travaux ?