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emplacement: Communication / BilanMai2013

Présentation

Tout a commencé le 14 décembre 2011. Un peu moins d'un mois après l'élection de l'équipe, la ComCom naissait.

C'est parti assez simplement de la volonté d'ouvrir le travail régional au plus grand nombre, de faire partager nos envies, notre expérience et nos connaissances techniques. Surtout qu'à l'époque, c'était déjà un sacré bazar. Y'avait une vraie volonté de contruire quelque chose d'efficace afin de faire gagner du temps à tout le monde.

On a tout de suite décidé qu'on ne se contenterait pas de faire de l'informatique. Donc on est partis sur :

Durant cette première réunion, nous avons fait un état des lieux qui nous a servi de base de travail pour les différents aspects du rôle qu'on s'est assigné. On peut le consulter ici.

Travailler ensemble

Des envies, des compétences et des fonctions différentes

Constat

Nous sommes 13 à avoir participé à au moins une réunion : Émile, Ninon, Florian, Alban, Alexandra, Gaël, Sophie C, Diego, Théo, Azdine, Fred S., Sophie F., Pascal V.

Parmi nous, il y a des gens qui ne sont venus qu'une fois (4), des gens qui sont là de temps en temps (5), et des gens qui viennent quasiment tout le temps (4).

Il y a des gens qui sont intéressés par l'informatique, le logiciel libre, d'autres qui sont intéressés par les supports visuels, la charte graphique, les réalisations (affiches, catalogues, flyers). Ce n'est pas incompatible, d'ailleurs, mais on sent bien des personnes centrées sur une thématique.

Nous avons des fonctions différentes dans l'association : membres de l'équipe régionale (4), salariés (avec des postes différents) (3), services civiques (4), membres des groupes qui veulent s'impliquer dans la vie régionale (2).

Ces différences sont une difficulté pour permettre à la commission de fonctionner, mais surtout pour permettre à chacun de trouver sereinement une place dans le travail collectif.

Fonctionnement

Nous essayons de mettre en œuvre le fonctionnement suivant :

Ça pose le problème de nos status, parce que les membres de l'équipe régionale sont perçus comme des politiques, des décideurs, alors que les salariés sont perçus comme des techniciens qui appliquent les décisions. Nous nous efforçons de démonter cette vision, chose qui n'est pas du tout évidente.

Les services civiques sont un peu entre les deux, mais ils sont soumis à la hiérarchie de leur tuteur qui jusqu'ici est un salarié. On se retrouve parfois avec une chaîne à 2 niveaux : le membre de l'équipe régionale donne une idée, le salarié se sent obligé de la faire appliquer et la donne comme mission au service civique.

Il faut arriver à trouver un fonctionnement moins descendant, où le salarié reste en lien avec les bénévoles, et où sa mission de tuteur reste de faire le point sur les missions décidées collectivement (et de recadrer si le SC ne s'implique pas dans ses missions).

Notre organisation

Rythme

Au début, on comptait faire peu de réunions, et avancer entre les réunions sur nos chantiers. On comptait sur notre outil redmine pour organiser le travail et nous permettre de travailler en équipe.

Il y a eu 2 mois et demi entre les 2 premières réunions, et nous avons fait le constat que certains avaient bien avancé, mais que d'autres avaient besoin qu'on se voie plus souvent pour rester dans la dynamique. Nous avons décidé de faire une réunion par mois par la suite, jusqu'à la fin de l'année scolaire 2011-2012 (en juin).

Lors de cette réunion de juin 2012, nous avons acté un nouveau fonctionnement : on se voit tous les 15 jours, 1 fois pour prendre des décisions plus politiques, et une fois pour travailler ensemble à des chantiers. Il y aura donc les réunions "ComCom" et les réunions "Ateliers". On a décidé ça :

Nous avons aussi décidé de penser à faire des débuts de réunion accueillants afin de ne pas faire fuir les gens. Faire un tour de table au début, avoir de quoi grignoter, expliquer systématiquement (quand c'est possible) chaque débat.

Afin de rendre les réunions accessibles au plus grand nombre, nous avons aussi décidé d'alterner Toulouse et Albi, et de prendre en charge les frais de transports covoiturés.

Nous avons fêté la 10ème réunion de la ComCom le 28 novembre 2012, ça a été l'occasion d'une "battle de gâteaux" entre sophie et émile. C'était un moment très convivial qui a permis de célébrer notre activité.

Ouverture

Depuis le début, nous avons gardé à l'esprit qu'on peut recruter sur chaque réunion, que chacun peut venir participer. Nous avons lancé un appel au début, et nous avons spécifiquement contacté des personnes qu'on pensait pouvoir s'intéresser à la ComCom.

Plus récement, lors du lancement de Py Lou Fas, nous avons regroupé beaucoup de monde (oui, Py Lou Fas est indépendant, mais c'est la ComCom qui l'a mis sur les rails). Et ce qui est intéressant, c'est que beaucoup ne sont ni salariés, ni SC, ni dans l'équipe régionale. Et tout ce petit monde travaille ensemble.

Les réunions ComCom ont tendance à déraper vers des discussion techniques informatique, mais petit à petit nous avons trouvé un équilibre. En juin 2012 nous avons fait le constat que les "non-geeks" se retrouvaient dans les réunions (qu'on se le dise).

Nos outils

Redmine

Initialement, nous avons décidé (avant la première réunion) de tester un outil de gestion de projet, appelé Redmine, comme support du travail de la ComCom. C'était une envie d'essayer quelque chose de nouveau, et surtout de voir si ça pouvait nous faire gagner du temps.

Nous l'avons utilisé jusqu'à maintenant avec plus ou moins de succès. On ne se l'est jamais vraiment approprié, même si on a fait l'effort de l'utiliser au début.

Il devait permettre de séparer le travail en tâche concrètes, de fixer des échéances, de quantifier le temps nécessaire et de répartir l'équipe sur les choses à faire. Il devait aussi permettre à tout le monde de participer, faire de retours, remonter les problèmes et les idées.

Actuellement, il est délaissé. Nous avons arrêté de l'utiliser. Le constat est que c'est trop "usine à gaz". D'accord, y'a plein de choses utiles, mais on l'utilise trop peu pour que ça soit une bonne idée. Nous allons donc migrer les infos sur le Wiki et l'abandonner.

La liste mail

Sa mise en place a été retardée (avril 2012) par l'existence de Redmine. Normalement, ce dernier aurait dû suffire, mais devant la nécessité, nous avons créé une liste. Elle est moyennement active, environ 20 messages par mois.

Elle sert un peu à discuter entre nous, mais surtout comme contact avec l'extérieur. Beaucoup de messages sont des demandes ou des suggestions à la ComCom.

Nous avons de plus créé une liste mail technique pour la gestion de galilée qui est hébergée ailleurs, afin qu'elle fonctionne même si galilée est en panne. Il y a très peu de traffic sur celle-là, bien que ça soit le contact affiché sur le wiki.

Le Wiki

À partir de maintenant, le travail de la ComCom sera fait en utilisant ce wiki. Avec ça et la liste mail, ça devrait convenir à tout le monde. Le fait que le wiki est l'outil qui a été le mieux adopté par les salariés et par l'équipe nous a conduit à l'utiliser nous aussi.

Propositions politiques

Orientations initiales

De la première réunion (14 décembre 2011) sont sortis quelques propositions.

Repenser totalement le fonctionnement de la communication

C'est un chantier qui a été lancé dès le début. Nous avons imaginé un système pour faire circuler les informations d'une manière satisfaisante, voir ici

Cette réflexion a abouti à un shéma de communication vers lequel aller, tout en gardant l'idée de continuité : faire évoluer petit à petit sans tout casser pour tout changer d'un coup.

En évoluant petit à petit, on s'éloigne de ce qui avait été réfléchi au début, en fonction de ce qui se révèle efficace à l'usage, de ce que s'approprient les utilisateurs...

Des outils informatiques

Le constat

Les décisions initiales

À partir de la réflexion collective, nous avons pris des décisions sur ce que devront être nos outils. Dans la logique de consolidation, l'idée est de partir de ce qui existe, de voir ce qui doit être abandonné, ce qui doit être amélioré et ce qui doit être créé.

Les orientations

À abandonner tout de suite

Des choses à faire immédiatement

À changer à moyen terme

Questionnement

Nos chantiers (galilée)

Après l'officialisation de galilée, nous avons lancé des chantiers pour en faire l'outil puissant et efficace de la région.

Sécurité et gestion des pannes

Les listes mail

Elles ont été mises en service avant le début de la ComCom. Nous avons réparti la gestion des listes sur les personnes concernées, dans l'équipe salariée et bénévole.

Nous avons proposé l'outil aux groupes, avec peu de succès sauf dans le volvestre. Il y a quand même des listes qui se mettent en place pour des camps de regroupement.

Très récement, nous avons mis en place un système qui lie les listes mail aux informations qu'on a sur les adhérents via le portail. C'est à dire, un respo qui entre une adresse mail valide lors de son adhésion est automatiquement inscrit sur la liste respos.

Le wiki

Le wiki a été mis en place initialement pour l'équipe régionale. Il a servi à monter collaborativement le plan d'action régional.

La ComCom l'a ouvert aux adhérents, afin que tous puissent en profiter. Pour monter un projet de BAFA, un projet pédagogique, mettre en ligne des bilan modifiables...

Nous avons fusionné le wiki avec celui qui venait d'être mis en place afin de mutualiser les terrains de camp (voir ici). Ça permettait aux adhérents de s'inscrire une unique fois et d'apprendre à utiliser un unique outil.

Nous avons subi une attaque de spam, des dizaines de pages de publicité diverses ont été créées par des robots qui s'inscrivaient automatiquement sur le wiki. Nous avons fait le travail de nettoyage, et désactivé l'inscription par soi-même afin de se protéger des spameurs.

Au même moment, le système de gestion des utilisateurs commençait à être fonctionnel, nous avons "branché" le wiki dessus.

Les inscriptions en ligne

C'est un outil qui a été mis en place pour alléger le travail de sophie, afin qu'elle puisse prendre une mission d'accompagnement de volontaires services civiques. Il a été codé et mis en ligne, et utilisé la première fois pour le tremplin d'octobre 2012.

Il permet aux adhérents de s'inscrire eux-même!

Depuis peu, on peut se connecter sur cet outil avec un compte galilée (le même que le wiki et que le mail).

Il reste quelques améliorations à faire, pouvoir trier les inscriptions en fonction des différentes colonnes.

L'annuaire

Un annuaire en ligne existait, mais il fallait le mettre à jour à la main, ce qui n'était jamais fait. Malgré tout il était utile, parce que pas mal d'infos ne changent pas souvent, mais l'outil n'était pas satisfaisant. En utilisant les données du portail, on avait un système à jour avec les adhésions, ce qui est déjà pas mal.

Le système de gestion des utilisateurs

À une époque, gaël avait fait un annuaire régional grâce aux données du national. Nous avons pensé qu'il était possible d'extraire les données du portail pour faire notre propre système de gestion des utilisateurs.

Donc nous avons utilisé les droits du responsable régional sur le portail pour extraire les données adhérents de manière quotidienne. Il restait à rendre cette base exploitable.

Il y avait un enjeu important de pouvoir centraliser les comptes mails, wiki, inscriptions, et de faire un annuaire par adhérent avec les contacts dont il a besoin.

Donc on a commencé à coder, de nombreuses heures d'apprentissage. Au bout de 6 mois, on a commencé a avoir quelque chose. Mais c'est pas fini, et les fonctionalités se rajoutent petit à petit.

Nous en sommes au stade où :

Ce à quoi on travaille :

Les supports de Com

Calicot 1000 visages

A la suite du rassemblement régional 2011 "Mescla d'Oc" et dans la continuité d'un travail amorcé avec l'équipe régionale et salariée d'alors, les membres de la commission communication on décidé de créer un objet qui serait symboliquement une photographie souvenir de cette année de centenaire qui nous a marqués.

L'équipe régionale a réfléchi à un support cohérent sur lequel travailler (un calicot) et la com-com a approfondi le sujet.

Le calicot était aussi l'occasion en plus du "souvenir" d'offrir un outil (en plus des affiches et de notre logo) qui vienne asseoir la visibilité des groupes lors de leurs diverses activités : autofinancement, fête de groupe, camps... et pourquoi pas décoration du local (aussi !)

Alexandre Julia et Pascal Verdejo, nos volontaires comm' de l'époque, se sont attelés à la minutieuse tache de mise en forme de l'objet.

A force de persévérance, d'accompagnement, retours, amélirations et même un temps de peaufinage en atelier Com-Com, l'objet a fini par voir le jour.

Chaque groupe de la région a reçu son exemplaire lors du congrès 2013 à Auch, les deux maisons des Eclés régionales en ont elle aussi le leur et "bague sur le foulard" nous en avons aussi offert un au DG... il semblerait que le calicot soit toujour affiché à LA maison des Eclés de Noisy

La lettre régionale

L'envie de départ

On voulait avoir une lettre régionale mensuelle et être capable d'envoyer à tout le monde. C'était la base.

Au début du mandat, l'information transitait par les responsables de groupe, et certains ne transmettaient pas bien les lettres.

Nous avons mis en place la liste "respos" qui permet d'envoyer directement des infos.

En termes de contenu, nous voulions créer du débat et de la participation au niveau régional, à travers cet outil. Jusqu'alors, la lettre était un peu trop "technique", avec beaucoup de dates, d'invitations, d'annonces... On voulait vraiment voir apparaître des articles de fond... Et de l'humour.

Py Lou Fas

Et il y avait Occigène! Nous avons redécouvert le défunt journal régional, et nous avons apprécié ce qui avait été fait à l'époque. Y'a plus qu'à.

La première réunion "lettre régionale" (qui n'avait pas encore de nom) à eu lieu le 13 février 2012. Présents : Michel, Ninon, Florian, Manon, Émile. Py Lou Fas est né. Nous avons défini aussi nos envies, et des bases du "kifékoi".

Il y a eu une seconde réunion où nous avons accueilli Marc et José, de l'expérience et des envies nouvelles. C'est là qu'on a fixé des échéances.

On a commencé à travailler sur le wiki.

Le premier numéro, 0Pi, a été bouclé dans la nuit du 5 au 6 avril par une équipe motivée jusqu'à 7h du matin. Par ici pour le lire

Peu de retours pour le moment, malgré un possibilité de commenter le numéro 0π lors de sa lecture en ligne

Prochain numéro à paraître dans la semaine du 17 juin.

Lou Flash

En parralèle, on s'est rendu compte que le rythme de publication de Py Lou Fas n'était pas adapté au rythme des rendez-vous éclés, ces "infos techniques" de la lettre régionale.

Malgré tout, depuis le début, on trouvait qu'il y avait beaucoup trop de mails qui circulaient à tort et à travers dans la région, ce qui diminuait la lisibilité des information. "Oh non, encore un mail des éclés"..

Nous avons décidé de lancer Lou Flash, compilation des rendez-vous et annonces urgentes. Il paraît une fois par semaine, avec un design et une forme qui se veulent efficaces.

Ça permet d'éviter l'avalanche de mails tout en suivant l'actualité éclée. Nous n'avons eu pour l'instant que de bons retours.

C'est Azdine le volontaire communication qui est missioné sur la réalisation de Lou Flash, il nous semble pertinent de missionner un salarié ou un volontaire sur ce projet, ce sont les mieux placés, les plus au cœur de l'action. Un soutien et beaucoup de riegueur sont nécéssaires sur cette tâche. La fiabilité des informations présentes dans LouFlash étant liée au succès de cette newsletter.

Former

Formation galilée

Le 20 mars 2012, nous avons fait une formation à l'utilisation de galilée. Il y avait alexandra, ninon, sophie et alban.

Nous avons appris à utiliser quelques commandes UNIX, puis nous avons expliqué le wiki et les listes mail.

Nous n'avons pas fait de bilan, et il n'y a pas eu de suites à cette formation.

Formation Wiki

Le wiki a été adopté petit à petit par les gens qui travaillent à la région. La majeure partie de la formation s'est faite en informel, quand il y avait un besoin. Nous avons organisé des temps officiels de formation qui ont aussi permis aux gens de s'approprier l'outil.

Sur le dernier tremplin nous avons fait une micro-initiation a quelques membres d'équipe de groupe. Les retours sont bons, les gens semblent volontaires et demandeurs de ce type d'initiation.

Install Party

Le 30 novembre 2012 à eu lieu une install party en collaboration avec une association de libristes toulousaine, "Toulibre". Un bon contact, mais peu de succès au niveau de la fréquentation. Pourtant nous avions eu des retours de personnes intéressées... La date était peut-être mal choisie, ou annoncée trop tard. Il est possible que des gens soient intéressés mais que ça ne soit pas dans leurs priorités actuelles.

Formation Scribus

Deux formations Scribus (logiciel libre dédié à la mise en page de documents informatiques) ont été faites le 7 février 2013 (Albi, 3 stagiaires) et le 3 mars (Toulouse, 4 stagiaires), pour les salariés, volontaires et bénévoles qui le souhaitaient.

Le but était, pour les salariés et volontaires travaillant sur de la com' (plaquettes, catalogues, etc) comme pour les bénévoles (Py lou fas), de découvrir ce type d'outil, ou une alternative aux logiciels privateurs similaires.

EedfMidipy: Communication/BilanMai2013 (last edited 2013-05-24 12:33:26 by al)