Compte rendu Com-Com décisionnelle – 09 janvier 2013 - Perm Albi

Présents

Florian B., Sophie C., Sophie F. & Pascal V.

Excusé : Emile

Ordre du jour :

• Préparer le temps par commission du dimanche matin au congrès régional
• Validation de la carte de vœux + adresses
• Démission de Théo / Fin de contrat d’Azdine : réflexion autour du recrutement de nouveau(x) volontaire(s) comm’, quels sont nos besoins ?
• Point articles Lettre Régionale de janvier/février
• Organisation 2013 : Etat des lieux des actions comm’ de 2013

Préparer le temps par commission du dimanche matin au congrès régional

• dans le but d’amener les adhérents à se souvenir des travaux déjà réalisés, et de les motiver pour s’investir dans notre projet de « nouvelle » lettre régionale, nous proposerons à la consultation des archives de la lettre régionale (de 2010 à aujourd’hui). Sophie C. contacte l’imprimeur de tendance numérique (av. de Fronton) et Florian récupérera les épreuves d’ici vendredi, puis à l’issue du congrès les archivera
• Pour introduire et amorcer le temps par commission du dimanche, il nous faudrait faire deux annonces en plénier :
  • La création du comité de rédaction
  • les outils qui ont été mis en place par la com-com (wiki, listes mails à disposition des groupes etc.)

La commission sera un endroit pour travailler :

• mutualisation SLA / Com-com
• évaluer les réactions, les attentes des groupes sur les modes de circulation des informations (listes de diffusion etc.) quel est le retour des SLA
• Quelle communication y-a-t’il entre les SLA et l’échelon régional ? Quel lien avec les groupes ?

Vœux 2013 :

• Azdine est en charge du projet
  • Il retravaille la proposition n°1 et Sophie C. la présentera au Skype de l’équipe régionale de jeudi soir
  • Vendredi, elle fer parvenir à Azdine les diverses remarques, pour qu’il puisse avancer sur le projet.
  • Au niveau des adresses : Sophie C. interpellera l’équipe pour savoir quel peut être le budget disponible pour l’impression et l’envoi de certaines cartes.

Les S.C. comm :

• Théo a démissionné avant les vacances de Noël, il a trouvé un autre S.C. dans une autre association (projet de construire un site Internet et perspective d’embauche à l’issue de cette mission)
• Maintenant Azdine est seul sur les missions communication
• Selon Sophie F. il est difficile de ne pas recruter un nouveau S.C. sur la comm.
• Pourquoi ne pas faire paraître un article sur le recrutement futur dans la prochaine lettre régionale ?
• 1 respo d’Albi s’est manifesté et serait intéressé par la mission (mais il y aurait peut-être un problème au niveau des compétences par rapport aux missions)

• Il est nécessaire de laisser une trace de ce qui a été fait par le volontaire !!!

Pistes de mission pour un S.C. comm :

• Animer le site Internet et nous faire vivre sur les réseaux sociaux
• Rédiger des communiqués de presse
• accompagner la création d’un comité de rédaction de la nouvelle Lettre Régionale
• Participer à la Lettre Régionale
• Réalisation d’outils et supports de comm’ (affiches plaquettes… en cohérence avec nos chartes graphiques)
• Participer aux campagnes comm’ de la région : en partant des séjours jusqu’aux vœux
• (Partie administrative ?) mise à jour des coordonnées, etc.

=> Constats sur l’énumération de ces propositions de missions :

Utilisation des logiciels et Ci^e :

Définir plus précisément les attentes de l’équipe régionale au niveau de la communication

Avons-nous les moyens de mettre en service TOUTES les idées ?

Missions sont davantage des missions de salariés que de volontaires…

Si l’on doit recruter un nouveau S.C. ne pas aller au delà de juin (question du tutorat)

Lors de son entretien de novembre Azdine ne souhaitait pas prolonger sa mission.

Désormais, 2 possibilités :

• recrutement d’un nouveau S.C. avec un tuilage avec Azdine
• prolonger la mission d’Azdine (si il veut bien)

Si urgence, créer une cellule de crise : identifier les bénévoles qui pourraient former le volontaire

L’échéance du recrutement est fixée à fin janvier 2013.

Cibler le recrutement sur Albi (la missions serait principalement basée sur Albi) BIJ, Fac…

Annonce au congrès

Semaine 03 – diffusion de l’info sur Albi et le Tarn

Semaine 04/05 entretiens

Début de la mission semaine 06

A venir :

Anticiper les recrutements : commencer en mai et être clair sur les missions (l’équipe régionale doit se prononcer sur les moyens mis en place)

Pour le recrutement Sophie F. propose un binôme salarié/bénévole

Lettres régionales :

• Azdine a réalisé la maquette de la dernière Lettre Régionale.

• LR janvier/février : Azdine a listé ce qu’il pensait mettre dans la lettre (Agenda/Vie régionale : retour sur le congrès photos articles &bilans, projet du comité de rédaction LR, retour sur la soirée jeux, article sur le RIRE, Archéologie) l’échéance d’envoi des articles est fixée à la fin de la semaine 06 (4 février 2013)

• Nota : cette fois on a le temps d’anticiper la lettre de prendre le temps de travailler la mise en page etc. Pour enrichir ce temps Florian se propose d’animer un temps de découverte et prise en main de Scribus pour le prochain atelier com-com.

Organisation 2013 : état des lieux des actions communication de 2013

• Sophie F. a dressé un état des lieux global des actions de communication, elle passera prochainement le document sur le wiki. Ainsi chaque membre de la com-com pourra étoffer le document…

• 1^re analyse du document le 23 janvier 2013, avant l’atelier com-com

• création/finalisation du document prévu pour le 06 février 2013

=> Objectif présenter le document à l’équipe régionale des 8-9 février 2013.

Le pôle communication est un pôle au service de tout les autres / Problème, aucun salarié n’est vraiment identifié… (Il y a bien sûr Sophie F. mais pas que…)