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Synthèse à propos du système de communication

Décembre 2011. La ComCom se lance!

Description du fonctionnement de la communication en midi pyrénées

Personnes

Il y a actuellement 2 personnes qui travaillent sur la communication pour la région :

Il y a aussi Sophie FABRIES et Lucile BOUSQUET qui assurent le secrétariat (avec des fonctions très liées à la comm')

Communiquer vers les adhérents

Une grande partie des informations est diffusée via la lettre régionale :

Les informations trop urgentes sont envoyées principalement aux responsables de groupes qui sont chargés de retransmettre vers les personnes concernées au sein des groupes.

Beaucoup d'informations sont disponibles sur le site http://midipy.ecles.fr, est-il fréquenté? par qui?

Le réseau social facebook est utilisé pour faire apparaître des infos.

Communiquer par thématiques

Il existe des listes de discussion e-mail qui sont utilisées pour échanger sur des thématiques

http://galilee.eedf.fr/cgi-bin/mailman/listinfo

Les permanents

Les permanents utilisent le système de mail finley qui leur permet de posséder une boîte mail chacun en "@eedf.asso.fr". Ce système est financé par le national.

Certains utilisent le carnet d'adresse sur galilée

Il existe un espace mutualisé de stockage de fichiers sur galilée qui est plus ou moins utilisé.

Les téléphones sont uniques dans chaque perm', c'est à dire qu'un appel à la perm' de toulouse fait sonner tous les téléphones (idem à albi). Skype

Le logiciel skype est utilisé par les permanents et l'équipe régionale pour communiquer gratuitement

La (très) longue liste des outils

Nous avons essayé de prendre en compte tous les éléments existants, à tous les échellons :

Rencontres physiques

Le WEB

Les Mails

Internet autre que Web et Mail

Affichage et Papier

Notre analyse

Conclusions

Les priorités qu'on s'est données

Et dans l'idéal?

Nous avons imaginé un système de communication pour que chaque personne aie l'info qu'elle veut, mais pas plus.

Les informations à faire circuler seraient classées dans une ou plusieurs des 4 grandes catégories :

La communication courante

Vers qui ?

A priori vers tous les adhérents. Un abonnement automatique qui pourrait être annulé par l'adhérent par la suite?

Quel type d'infos ?

Toutes ces infos ne sont pas urgentes

Toutes ces infos sont accessibles à tous les adhérents, voire aux extérieurs (parce que les nouveaux adhérents recevront aussi). On evitera de diffuser des infos très pointues sur tel ou tel débat ultra-interne au fonctionnement éclé par exemple.

Quelle forme ?

Les informations sont synthétisées dans les lettres régionales qui paraissent au plus une fois par mois (a priori une fois tous les 2 mois)

Quels moyens ?

Le Web et les mails, on peut envisager le papier pour la suite (ce n'est pas le même prix).

Idées d'outils

Communication officielle

Vers qui ?

Tous les adhérents (et plus)

Quel type d'info ?

Les relevés de décision de l'équipe régionale, à articuler avec celles du national. Les infos de trésorerie, des infos sur l'équipe régionale et sur les salariés...

Quelle forme/quels moyens ?

Dans la mesure où ces informations devront rester accessibles longtemps : Web et Affichage dans les perms

Idées d'outils

Un affichage papier Un bulletin d'information par mail Listes mails

Communication Urgente

Vers qui ?

Les personnes concernées (et uniquement elles!)

Quel type d'info ?

Changement de date d'un rendez-vous régional, Rappel pour boucler la compta, pour envoyer les déclaration de camp, ...

Quelle forme/quels moyens ?

Mail, SMS, téléphone

C'est à réfléchir, il faut surtout éviter de communiquer à outrance.

Echanges et Travail collaboratif

Vers qui ?

Qui veut! Les personnes intéressées, et les salariés qui pourront gagner un temps précieux

Quel type d'information ?

Quelle forme/quels moyens ?

Idées d'outils

Les outils qu'on veut mettre en place

Réflexion sur un outil virtuel d'échanges entre les rencontres physiques

Pourquoi ce besoin ?

A quoi ça pourrait servir concrètement : des exemples !

Des débats sur des questions atemporelles

Des rubriques comme ça qui pourraient être déclinées en sous-rubriques selon les éléments qu’apportent les gens, les sujets dont ils ont envie de discuter.

Des débats à propos de choses plus concrètes

Exemple : faire vivre des conseils quotidiens à des louveteaux : pourquoi ? Comment ?

Des débats à propose de choses plus abstraites

Exemple : Vivre la démocratie avec des lutins : utopie ou manipulation ?

Là-dessus, j’imagine plutôt une sorte de forum, mais avec un modérateur par thèmes qui puisse faire des synthèses qui seront proposées après sur la page « travail sur les outils » par ex. Ce serait aussi ce modérateur qui ferait le lien avec l’équipe régionale (s’il n’en fait pas déjà partie) et avec les permanents (dont les SC) pour dire : « je crois qu’il y a un vrai débat autour de tel sujet... Peut-être qu’on pourrait en parler lors du prochain apéro débat (=> SC) ou du prochain Tremplin (=> ER). Ce serait à lui de faire des propositions concrètes s’il le juge nécessaire et/ou juste intéressant.

Du travail sur des outils

Exemple :

Donner son avis quand sait qu’on va être absent mais qu’on veut quand-même que son avis soit pris en compte

Là, ça implique qu’on soit plus ORGANISÉS ! Mais moi, j’y crois !

Exemple : Il y a une rencontre de formateurs demain. Je ne peux pas y être, j’ai piscine. Mais heureusement, l’ordre du jour de la rencontre est en ligne, du coup j’y réfléchis et je donne mon avis dessus en ligne en amont. En plus, après, je pourrai vérifier que mon avis a bien été pris en compte car le compte-rendu de la réunion est mis en ligne juste après. Si je me rends compte que mon avis n’a même pas été pris en compte, je peux insulter les gens en virtuel (c’est super, je risque pas de me prendre une baffe !).

Ça marche pour :

Bon, c’est bien beau tout ça, mais concrètement, quelle mise en œuvre ?!

Moi, je pense que ça doit se faire petit à petit... Une mise en œuvre (expérimentation) auprès des équipes régionales et salariées.

Par les geeks de la ComCom :

Par des gens de la ComCom

Une mise en œuvre sur des projets spécifiques

Ça ne doit pas partir dans tous les sens à la fois, faut vraiment à mon avis que ça se fasse petit à petit, que les gens se l’approprient au mieux.

Exemples :

Un essaimage progressif au fur et à mesure que les gens s’approprient l’outil via une formation lors de rencontres physiques. On ne peut pas juste mettre l’info sur la lettre régionale sans formation à l’utilisation de l’outil. C’est vraiment par des temps physiques de rencontres en petits groupes qu’on peut former les gens qui à leur tour formeront d’autres gens (dans leurs groupes par ex.) à l’utilisation de cet outil...

Il faut que rapidement, il y ait d’autres personnes que les geeks de la ComCom qui puissent former les gens à l’utilisation de cet outil pour un essaimage exponentiel !

Ex : Les geeks forment Alex et moi qui formons l’équipe des permanents puis Baba forme les formateurs et l’équipe d’Auch, Laura les groupes du Tarn, puis...

La lettre régionale

Les objectifs

Le contenu

La forme

Agenda en ligne

Pourquoi

Les dates des évènements régionaux représentent une catégorie d'informations courantes. L'agenda, visible par tous et édité par les organisateurs d'évènements pourra être un outil efficace pour diffuser cette catégorie d'information.

Les caractéristiques de l'outil

Pour que les membres de l'association s'emparent de cette outil, il faut :

Un design de l'outil

En vrac :

EedfMidipy: Communication/SynthèseDébut (last edited 2013-05-15 21:20:04 by al)