Synthèse à propos du système de communication

Décembre 2011. La ComCom se lance!

Description du fonctionnement de la communication en midi pyrénées

Personnes

Il y a actuellement 2 personnes qui travaillent sur la communication pour la région :

• Pascal VERDEJO (volontaire)
• Alexandre JULIA (volontaire)

Il y a aussi Sophie FABRIES et Lucile BOUSQUET qui assurent le secrétariat (avec des fonctions très liées à la comm')

Communiquer vers les adhérents

Une grande partie des informations est diffusée via la lettre régionale :

• Publiée environ tous les 2 mois
• Contient l'agenda, des infos régionales, des infos des groupes, des annonces
• Rédigée par les volontaires et permanents, avec quelques contributions extérieures

Les informations trop urgentes sont envoyées principalement aux responsables de groupes qui sont chargés de retransmettre vers les personnes concernées au sein des groupes.

Beaucoup d'informations sont disponibles sur le site http://midipy.ecles.fr, est-il fréquenté? par qui?

Le réseau social facebook est utilisé pour faire apparaître des infos.

Communiquer par thématiques

Il existe des listes de discussion e-mail qui sont utilisées pour échanger sur des thématiques

http://galilee.eedf.fr/cgi-bin/mailman/listinfo

Les permanents

Les permanents utilisent le système de mail finley qui leur permet de posséder une boîte mail chacun en "@eedf.asso.fr". Ce système est financé par le national.

Certains utilisent le carnet d'adresse sur galilée

Il existe un espace mutualisé de stockage de fichiers sur galilée qui est plus ou moins utilisé.

Les téléphones sont uniques dans chaque perm', c'est à dire qu'un appel à la perm' de toulouse fait sonner tous les téléphones (idem à albi). Skype

Le logiciel skype est utilisé par les permanents et l'équipe régionale pour communiquer gratuitement

La (très) longue liste des outils

Nous avons essayé de prendre en compte tous les éléments existants, à tous les échellons :

Rencontres physiques

• tremplins
• congrès régional
• apéros débats
• équipes developpement
• syncro des services civiques
• rencontres thématiques
• rencontres pisteurs-nomades
• RIRE : Rencontres Interrégionales du Réseau École
• Équipes régionales
• Les comités régionaux
• Validation des camps
• EPR : réunion de l'équipe salariée

Le WEB

• agenda mini site
• site régional
• wiki pour les terrains
• wiki interne equipe régionale
• Extranet national
• Portail national Entreecles
• site communautaire SCOO et facebook
• galilee : redmine, la messagerie instantannée, le centre de ressources documentaires

Les Mails

• lettre régionale
• Finley mail
• galilee : mailing lists

Internet autre que Web et Mail

• Skype
• galilee : espace mutualisé de stockage-échange de fichiers

Affichage et Papier

• Le tableau/agenda à la perm de toulouse
• Résa perm : réserver la permanence pour un évènement
• Résa kangoo : réserver la kangoo
• L'agenda du centenaire
• Les plaquettes pour les formations et celles pour les séjours
• Plaquettes recrutement + séjours en tous genres
• Affiches en tous genres

Notre analyse

• Scoo : à abandonner : trop fermé, peu (pas du tout?) utilisé
• 2 wikis différents (terrains de camp, équipe régionale) :
  • Il faut en faire un seul, avoir un seul mot de passe, on l'ouvre à tous avec certains endroits restreints?
• Portail Entréclés
  • le système de messages est fermé : pourquoi c'est pas de vraies mailing lists où les gens pourraient avoir les infos sur leur mail normal?
  • Il n'y a pas d'API
  • On ne sait pas comment ça marche
• Minisite régional
  • Le système qui permet d'ajouter des commentaires n'est pas utilisé. Pas sûr que ce soit l'outil pertinent, ce n'est pas assez participatif
  • Agenda : pas d'API : on ne peut pas le connecter à d'autres systèmes d'agendas. On est obligés d'aller le consulter sur le site.
• Galilée
  • Ouverture : personne n'est au courant de son existence
  • Démocratie : qui a le droit d'y faire quoi ? C'est très flou!
  • Continuité : transmettre, c'est un outil d'éduc pop.
  • Problème de fiabilité et pérennité, il faut des gens qui s'y connaissent pour s'en occuper.
• Finley/Facebook/Skype
  • Problème de prestataire externe : on ne maîtrise pas l'information.
  • Finley ne marche pas (y'a plein de bugs)
  • Problème des adresses mail par fonction quand les gens changent
  • Impossibilité de supprimer une adresse mail. C'est un comble!
  • Coût, c'est cher!
• Rencontres physiques

  • Congrès : problème de lien avec les jeunes (> 16 ans)

  • Rencontres pisteurs (nomades) : pas très ouvert (comment toucher des gens extérieurs)
• Plaquettes et affiches : investir les bénévoles plutôt que des prestataires
• équipe régionale : quelle transparence ?
  • Peut-on faire venir des gens extérieurs à l'équipe sur certains temps (ouverture)
  • Réunions salariés : idem ?

Conclusions

• Plein de gens n'ont pas l'info qu'il faudrait.
• Comment mutualiser au delà de la région ?
• Les outils actuels sont des solutions partielles
• C'est une jungle.
• Il faut réfléchir sur les types d'info et trouver les outils adaptés à chaque type d'info
• Quelle place pour les enfants ?

Les priorités qu'on s'est données

• caractériser les types d'info (com' courante, officielle, urgente, collaboration)
• minimiser le nombre d'outils
• faire dialoguer les outils
• réfléchir à la cohérence avec nos valeurs
• Faire d'urgence quelque chose pour le système de mails (adresses)
• Sortir une lettre régionale mensuelle et être capable d'envoyer à tout le monde
• Mettre à disposition des outils de travail collaboratifs pour travailler ensemble entre les réunions
• Proposer les outils aux groupes locaux

Et dans l'idéal?

Nous avons imaginé un système de communication pour que chaque personne aie l'info qu'elle veut, mais pas plus.

Les informations à faire circuler seraient classées dans une ou plusieurs des 4 grandes catégories :

La communication courante

Vers qui ?

A priori vers tous les adhérents. Un abonnement automatique qui pourrait être annulé par l'adhérent par la suite?

Quel type d'infos ?

• Les informations venant des bénévoles et salariés de l'équipe régionale (prendre équipe régionale au sens de pilou : on travaille ensemble)
• Les informations envoyées par les structures locales et/ou par les adhérents : annonces, article sur un projet (valorisation)...
• Des informations extérieures en lien avec les éclés

Toutes ces infos ne sont pas urgentes

Toutes ces infos sont accessibles à tous les adhérents, voire aux extérieurs (parce que les nouveaux adhérents recevront aussi). On evitera de diffuser des infos très pointues sur tel ou tel débat ultra-interne au fonctionnement éclé par exemple.

Quelle forme ?

Les informations sont synthétisées dans les lettres régionales qui paraissent au plus une fois par mois (a priori une fois tous les 2 mois)

Quels moyens ?

Le Web et les mails, on peut envisager le papier pour la suite (ce n'est pas le même prix).

• Web : publier les articles sous la forme d'un blog, triés par thèmes
• Mail : Envoyer la lettre sous forme de fichier joint (.pdf), NE PAS DÉPASSER 2Mo!
  • Dans le corps du mail, préciser au moins le sommaire (voire mieux) pour les gens qui ont la flemme d'ouvrir les pièces jointes

Idées d'outils

• La lettre régionale
• Agenda en ligne
• Listes mails

Communication officielle

Vers qui ?

Tous les adhérents (et plus)

Quel type d'info ?

Les relevés de décision de l'équipe régionale, à articuler avec celles du national. Les infos de trésorerie, des infos sur l'équipe régionale et sur les salariés...

Quelle forme/quels moyens ?

Dans la mesure où ces informations devront rester accessibles longtemps : Web et Affichage dans les perms

Idées d'outils

Un affichage papier Un bulletin d'information par mail Listes mails

Communication Urgente

Vers qui ?

Les personnes concernées (et uniquement elles!)

Quel type d'info ?

Changement de date d'un rendez-vous régional, Rappel pour boucler la compta, pour envoyer les déclaration de camp, ...

Quelle forme/quels moyens ?

Mail, SMS, téléphone

C'est à réfléchir, il faut surtout éviter de communiquer à outrance.

Echanges et Travail collaboratif

Vers qui ?

Qui veut! Les personnes intéressées, et les salariés qui pourront gagner un temps précieux

Quel type d'information ?

• Des débats sur différents sujets éclés : la formation, les valeurs, la place de l'asso, les pratiques de scoutisme, etc.
• Rédaction collective de textes ou d'outils, par exemple de projet pédagogique..

Quelle forme/quels moyens ?

• Des rencontres : tremplins, apéro-débats, congrès, transhumances, etc
• Internet : forum, liste mail, réseau sociaux, wiki, autres

Idées d'outils

• tremplins
• apéros débats
• formation sur site
• formation ASF/RUSF/DSF
• congrès régional
• listes mail mailman (passer à sympa?)
• gestion de projet redmine
• wiki moinmoin

Les outils qu'on veut mettre en place

Réflexion sur un outil virtuel d'échanges entre les rencontres physiques

Pourquoi ce besoin ?

• Parce qu’on a une région grande et étendue géographiquement.
• Parce qu’il n’y a pas de militants qu’à Toulouse.
• Parce que nous ne travaillons pas forcément sur les mêmes horaires (notamment salariés / bénévoles)
• Parce que ne peut pas se voir tout le temps et que même si on le faisait, on ne se supporterait plus...
• Parce que des fois, c’est intéressant d’avoir un temps de réflexion avant de répondre du tac au tac.

A quoi ça pourrait servir concrètement : des exemples !

Des débats sur des questions atemporelles

• Vivre la démocratie aux éclés
• Vivre la laïcité aux éclés
• Vivre l’écocitoyenneté aux éclés
• Vivre la solidarité aux éclés
• Vivre la co-éducation aux éclés
• Vivre l’ouverture aux éclés

Des rubriques comme ça qui pourraient être déclinées en sous-rubriques selon les éléments qu’apportent les gens, les sujets dont ils ont envie de discuter.

Des débats à propos de choses plus concrètes

Exemple : faire vivre des conseils quotidiens à des louveteaux : pourquoi ? Comment ?

Des débats à propose de choses plus abstraites

Exemple : Vivre la démocratie avec des lutins : utopie ou manipulation ?

Là-dessus, j’imagine plutôt une sorte de forum, mais avec un modérateur par thèmes qui puisse faire des synthèses qui seront proposées après sur la page « travail sur les outils » par ex. Ce serait aussi ce modérateur qui ferait le lien avec l’équipe régionale (s’il n’en fait pas déjà partie) et avec les permanents (dont les SC) pour dire : « je crois qu’il y a un vrai débat autour de tel sujet... Peut-être qu’on pourrait en parler lors du prochain apéro débat (=> SC) ou du prochain Tremplin (=> ER). Ce serait à lui de faire des propositions concrètes s’il le juge nécessaire et/ou juste intéressant.

Du travail sur des outils

Exemple :

• Mettre en ligne les outils actuels nationaux de la pédagogie lutins => Les faire évoluer en direct à partir de notre pratique de terrain.

• Mettre en ligne ce qui a été fait par le module 2 de la for de for afin que les absents puissent contribuer à ce travail, l’alimenter, ... Sur les outils, je pense vraiment que pour la formation et la pédagogie, ce serait un outil formidable ! Là-dessus, j’imagine plutôt une sorte de wiki, peut-être en précisant bien sur la page, de façon lisible et compréhensible par le commun des mortels (pour les essais de compréhensibilité, vous pouvez utiliser comme cobayes Alex et moi ) qu’il ne faut pas hésiter à tout changer, que les infos ne sont pas perdues et restent dans l’historique si on a besoin de les repêcher (je sais qu’il y a des gens qui n’osent pas modifier des trucs sur un wiki car ils ont peur que les traces ne s’effacent tel le doux visage d’Aline sur le sable...)

Donner son avis quand sait qu’on va être absent mais qu’on veut quand-même que son avis soit pris en compte

Là, ça implique qu’on soit plus ORGANISÉS ! Mais moi, j’y crois !

Exemple : Il y a une rencontre de formateurs demain. Je ne peux pas y être, j’ai piscine. Mais heureusement, l’ordre du jour de la rencontre est en ligne, du coup j’y réfléchis et je donne mon avis dessus en ligne en amont. En plus, après, je pourrai vérifier que mon avis a bien été pris en compte car le compte-rendu de la réunion est mis en ligne juste après. Si je me rends compte que mon avis n’a même pas été pris en compte, je peux insulter les gens en virtuel (c’est super, je risque pas de me prendre une baffe !).

Ça marche pour :

• Des réunions tout public
  • Ex : Les apéros débats
• Des réunions à public réduit
  • Ex : Les rencontres de formateurs, les équipes régionales, les réunions d’équipe salariée (là, on peut imaginer un accès restreint -avec code à rallonge, tout ça... Bref, ça c’est votre truc !-)
• Des réunions où une personne va représenter les éclés
  • Ex : moi dans les réunions de partenaires. Et sincèrement, je trouve que ce serait vachement plus démocratique... Je pourrai marquer avant ce que je pense défendre (en plus de l’ODJ) et du coup les gens (l’équipe régionale ? tout le monde ?) pourraient réagir, et s’il y a beaucoup de réactions contradictoires, ça pourrait faire l’objet d’un point skype régional avant la réunion...

Bon, c’est bien beau tout ça, mais concrètement, quelle mise en œuvre ?!

Moi, je pense que ça doit se faire petit à petit... Une mise en œuvre (expérimentation) auprès des équipes régionales et salariées.

• Echéance : outil efficient à la réunion physique de l’ER des 20-21/01 où on présente l’outil
• Moyens : Mettre en place l’outil informatique approprié : commencer avec peu de thèmes (ex : les cases blanches du plan d’action régional, mais au départ max 4-5 mais avec des thèmes qui invitent au débat !)

Par les geeks de la ComCom :

• Définition des critères et indicateurs d’évaluation de l’outil
• Lancer le débat avec des questions provocatrices pour donner envie

Par des gens de la ComCom

• Présenter l’outil et former les gens des équipes régionale et salariée à son utilisation. Evaluation de son utilisation

• Est-ce que ce n’est que la ComCom qui l’a utilisé ou d’autres se le sont appropriés ?

• Est-ce que les gens qui ont utilisé l’outil l’ont fait comme il faut (genre est-ce qu’il n’y a pas des gens qui ont discuté sur un wiki comme si c’était un forum en utilisant des couleurs différentes pour qu’on comprenne).
• Formations individuelles et relances si nécessaire

Une mise en œuvre sur des projets spécifiques

Ça ne doit pas partir dans tous les sens à la fois, faut vraiment à mon avis que ça se fasse petit à petit, que les gens se l’approprient au mieux.

Exemples :

• Lors de la prochaine équipe formation, informer de cet outil, former à son utilisation et dire qu’on met en ligne le texte du module 2 sur le risque et que c’est à chacun de l’alimenter.
• On peut mettre des séquences en ligne que chacun peut faire évoluer au fil des stages et des expérimentations.

Un essaimage progressif au fur et à mesure que les gens s’approprient l’outil via une formation lors de rencontres physiques. On ne peut pas juste mettre l’info sur la lettre régionale sans formation à l’utilisation de l’outil. C’est vraiment par des temps physiques de rencontres en petits groupes qu’on peut former les gens qui à leur tour formeront d’autres gens (dans leurs groupes par ex.) à l’utilisation de cet outil...

Il faut que rapidement, il y ait d’autres personnes que les geeks de la ComCom qui puissent former les gens à l’utilisation de cet outil pour un essaimage exponentiel !

Ex : Les geeks forment Alex et moi qui formons l’équipe des permanents puis Baba forme les formateurs et l’équipe d’Auch, Laura les groupes du Tarn, puis...

La lettre régionale

Les objectifs

• Informer les éclés de ce qu'organise la région
• Pouvoir valoriser des projets des groupes
• Faire du lien entre les adhérents

Le contenu

• L'agenda régional : dates de la région
• L'info régionale, articles faits par les salariés
• La parole aux groupes, permettre aux groupes locaux de faire circuler des infos
• Tribune libre : publier des articles qu'envoient les militants sur plus ou moins n'importe quel sujet

La forme

• Mensuel
• Numérique et papier?

Agenda en ligne

Pourquoi

Les dates des évènements régionaux représentent une catégorie d'informations courantes. L'agenda, visible par tous et édité par les organisateurs d'évènements pourra être un outil efficace pour diffuser cette catégorie d'information.

Les caractéristiques de l'outil

Pour que les membres de l'association s'emparent de cette outil, il faut :

• qu'il soit simple d'utilisation
• qu'il s'adapte aux pratiques existantes
• qu'il apporte une plus value importante par rapport aux outils existants

Un design de l'outil

En vrac :

• un ICS
• un transfert up-down des données de l'agenda de la région vers les agenda des mini sites des groupes locaux
• éditable uniquement par les personnes formées de la région qui font relais des évènements importants
• les évènements à positionner sur l'agenda : congrès régional, tremplins, formations, apéros débat.